Administratorem danych jest ten podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych. Podstawą przetwarzania danych byłego pracownika, zawartych w adresie mailowym, może być realizacja prawnie uzasadnionego interesu administratora.

Proces przetwarzania danych osobowych musi być zgodny z zasadami ustanowionymi w RODO. Do zasad tych zalicza się m.in.: ograniczenie celu przetwarzania lub minimalizację przetwarzanych danych. Wspomniane zasady wymagają, aby proces przetwarzania był ukierunkowany na konkretny, wyraźny i prawnie uzasadniony cel, a także by zakres danych osobowych przetwarzanych na rzecz określonego celu był ograniczony do jak najmniejszego.

O ile byłego pracownika łączyła z pracodawcą umowa, zgodnie z którą był odpowiedzialny m.in. za kontakt z kontrahentami, to po zakończeniu współpracy pracodawca może chcieć nadal wykorzystywać ten adres mailowy, aby nie tracić możliwości nawiązania kontaktu z kontrahentami lub klientami.

Możne się to dokonać np. za pomocą automatycznej odpowiedzi kierowanej do klientów lub kontrahentów. Jeśli komunikat obejmuje informację o tym, że pracownik nie jest już zatrudniony oraz wskazanie, pod jakim adresem mailowym można kontaktować się z aktualnymi przedstawicielami, to w ocenie prezesa UODO tego rodzaju działanie można potraktować jako prawnie uzasadniony interes administratora danych.

Ważne, aby administrator miał świadomość, że prawnie uzasadnione interesy administratora mogą stanowić podstawę do przetwarzania tylko w sytuacji, w której mają one nadrzędny charakter w stosunku do interesów lub podstawowych praw i wolności osób, której dane dotyczą. W omawianym przypadku interes realizowany przez pracodawcę ma taki charakter. Dane byłego pracownika mogą być używane przez pracodawcę jedynie w sytuacjach, gdy klient podejmuje próbę kontaktu i jedynie w celu wskazania aktualnych danych kontaktowych.

Adres mailowy zawierający imię i nazwisko byłego pracownika nie może być aktywnie wykorzystywany przez administratora na przykład do kontaktów.

W omawianym przypadku konieczne dla ochrony uzasadnionego interesu pracodawcy jest, aby poinformować pacjentów, podejmujących próby nawiązania kontaktu z danym podmiotem poprzez adres mailowy opatrzony danymi, o aktualnych ścieżkach kontaktu.

Co więcej, trwający proces przetwarzania powinien odbywać się z poszanowaniem dla wskazanych zasad, zarówno w związku z ograniczonym celem przetwarzania, jak i ograniczeniem zakresu przetwarzanych danych byłego pracownika do adresu mailowego składającego się z imienia i nazwiska oraz informacji o tym, że nie jest już pracownikiem tego podmiotu.

Więcej: UODO