Wspólnie z zespołem kancelarii esb Adwokaci i Radcowie Prawni przyglądamy się przepisom, które regulują utylizację dokumentacji medycznej.

20 lat przechowywania dokumentacji medycznej 

Z art. 29 ust. 1 ustawy z 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta wynika, że podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych przechowuje dokumentację medyczną przez 20 lat.

W świetle rozporządzenia ministra zdrowia z 6 kwietnia 2020 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej - dokumentacja ta - niemal bez wyjątku - tworzona, prowadzona i przechowywana jest w formie elektronicznej – zwłaszcza jeśli chodzi o nowopowstałe dokumenty. 

CZYTAJ WIĘCEJ

EDM: czy wiesz co jest dokumentacją medyczną?

Ustawodawca przewidział w art. 13b ustawy z 28 kwietnia 2011 r. o systemie informacji w ochronie zdrowia, możliwość digitalizacji dokumentacji medycznej prowadzonej i przechowywanej w postaci papierowej. To właśnie na gruncie tego aktu można podejmować działania w zakresie cyfryzacji dokumentacji pacjentów.

Warto jednak pamiętać o kategorii tzw. materiałów archiwalnych, cyfryzacja których uregulowana została w odrębnej ustawie.

Co z papierową dokumentacją medyczną?

Przepisy nie wskazują jednak jednoznacznie, co placówki lecznicze powinny zrobić z posiadaną dokumentacją papierową, którą nadal przecież trzeba przechowywać. Czy wystarczy ją „zeskanować” i wprowadzić do systemu, aby móc zutylizować kopie fizyczne? W jaki sposób bezpiecznie usuwać dane z nośników fizycznych?

Cyfryzacja dokumentacji medycznej przez „usługodawcę"

Digitalizacja dokumentacji medycznej następuje poprzez sporządzenie jej odwzorowania cyfrowego i opatrzenie jej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym przez osobę upoważnioną przez „usługodawcę” do potwierdzenia zgodności odwzorowania cyfrowego z dokumentem w postaci papierowej.

CZYTAJ WIĘCEJ

EDM - co, od kiedy i jak

Definicja usługodawcy jest w tym przypadku dość rozbudowana, choć w gruncie rzeczy sprowadza się do podmiotów wykonujących działalność leczniczą w rozumieniu przepisów o działalności leczniczej oraz aptek (por. art. 2 ust. 15 w zw. z art. 5 ust. 41 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych).

Co istotne, w świetle prawa dokument powstały w wyniku digitalizacji dokumentacji medycznej jest równoważny oryginałowi tego dokumentu. Posiadanie papierowej kopii dokumentacji staje się tym samym zbędne.

Co z papierową dokumentacją medyczną? 

Ustawodawca przewidział dwa sposoby obchodzenia się z niepotrzebną dokumentacją medyczną w wersji papierowej.

W każdym przypadku usługodawca musi poinformować usługobiorcę (czyli osobę korzystającą lub uprawnioną do korzystania ze świadczeń opieki zdrowotnej) o wykonanej digitalizacji, a także musi poinformować o możliwości odbioru dokumentacji medycznej w postaci papierowej we wskazanym terminie. Termin ten nie może być krótszy niż 1 rok od dnia przekazania informacji o digitalizacji dokumentacji medycznej.

CZYTAJ WIĘCEJ

Jak wdrożyć EDM i nie żałować

To bardzo ważny element całego procesu, który jednak potrafi nastręczyć wiele problemów i nieporozumień – sam fakt utworzenia kopii cyfrowej dokumentacji nie upoważnia personelu kliniki do natychmiastowego usunięcia wersji fizycznej!

Pierwszym sposobem na usunięcie papierowej dokumentacji z archiwum placówki medycznej jest więc jej odbiór przez usługobiorcę. Prawo do jej odbioru przysługuje także przedstawicielowi ustawowemu usługobiorcy lub osobie upoważnionej przez usługobiorcę, a po śmierci usługobiorcy – także osobie bliskiej na zasadach określonych w ustawie z 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta.

Jeśli jednak usługobiorca, poinformowany o możliwości odbioru papierowej dokumentacji medycznej, nie dokona jej odbioru w terminie wyznaczonym przez usługodawcę, usługodawca może zniszczyć papierową dokumentację.

Zniszczenie dokumentacji powinno zostać dokonane w sposób uniemożliwiający identyfikację usługobiorcy. Kliniki, lekarze i apteki mają wolny wybór w zakresie wyboru metody zniszczenia dokumentów. Zgodnie z RODO, metoda ta musi zagwarantować, że dane, dokumenty, staną się niemożliwe do ponownego odtworzenia.

Dla przykładu, w celu „utylizacji” dokumentacji papierowej, często wystarczy skorzystać z niszczarki, ale dla nośników innego rodzaju niszczarka nie będzie wystarczającym rozwiązaniem.

***

    Igor Korczak – Kubalski, młodszy prawnik w esb Adwokaci i Radcowie Prawni.
Student prawa oraz filologii klasycznej na Uniwersytecie Warszawskim. Jego zainteresowania koncentrują się na prawie cywilnym i administracyjnym, w szczególności na prawie nowych technologii oraz ochronie danych osobowych.

    r.pr. Justyna Matuszak-Leśny, esb Adwokaci i Radcowie Prawni

Absolwentka Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Warszawskiego, Wyższej Szkoły Handlu i Prawa oraz podyplomowych studiów z zakresu Prawa informatyki (Informationsrecht) na Heinrich-Heine Universität w Düsseldorfie.

Karierę rozpoczęła w esb Rechtsanwälte w Stuttgarcie, gdzie zajmowała się procesami compliance w kontekście federalnego prawa ochrony danych osobowych (BDSG) i konsultingiem z zakresu prawa pracy dla polskich i niemieckich spółek.

Po powrocie do Polski realizowała projekty w zakresie prawa ochrony danych osobowych, prawa autorskiego i własności przemysłowej. Jako ekspert przeprowadziła szkolenia i projekty z zakresu wdrożenia systemów zarządzania i ochrony danych na rzecz przedsiębiorstw prywatnych i spółek Skarbu Państwa. Od 2013 r. rozwija polską jednostkę esb Rechtsanwälte (esb Adwokaci i Radcowie Prawni), jako Senior Partner. Jest pierwszą w historii osobą spoza Niemiec, która została zaproszona do grona partnerów.

Od 2013 r. jest członkinią Rady Doradczej VOI (Verband Organisations- und Informationssysteme e.V.) z siedzibą w Bonn. Zrzeszenie wspiera firmy i przedsiębiorstwa we wprowadzaniu nowoczesnych systemów ECM i EIM, usprawniających zbieranie, zarządzanie, tworzenie i analizę danych firmowych.

Jest aktywnym członkiem Centrum Technologii Blockchain przy Uczelni Łazarskiego, w którym wspiera prace badawcze nad zagadnieniami związanymi z rozwojem tej technologii i metod jej wykorzystania w prawie polskim i międzynarodowym.