• jobDent jobDENT
    giełda pracy

    najnowsze oferty pracy

    Szukam pracy

  • kursDent kursDENT
    szukaj szkoleń

    najnowsze oferty szkoleń

PARTNERZY PORTALU
partner portalu partner portalu

Co z utylizacją dokumentacji medycznej po jej zdigitalizowaniu?

ms
10-01-2022, 11:02
Co z utylizacją dokumentacji medycznej po jej zdigitalizowaniu? Papierowa dokumentacja medyczna po digitalizacji (fot. Adobe)
Wraz z wdrażaniem przez podmioty funkcjonujące w ochronie zdrowia ustawowych przepisów w zakresie cyfryzacji dokumentacji medycznej powstaje pytanie, co zrobić ze starymi, papierowymi kartami pacjentów?

Wspólnie z zespołem kancelarii esb Adwokaci i Radcowie Prawni przyglądamy się przepisom, które regulują utylizację dokumentacji medycznej.

20 lat przechowywania dokumentacji medycznej 

Z art. 29 ust. 1 ustawy z 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta wynika, że podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych przechowuje dokumentację medyczną przez 20 lat.

W świetle rozporządzenia ministra zdrowia z 6 kwietnia 2020 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej - dokumentacja ta - niemal bez wyjątku - tworzona, prowadzona i przechowywana jest w formie elektronicznej – zwłaszcza jeśli chodzi o nowopowstałe dokumenty. 

Ustawodawca przewidział w art. 13b ustawy z 28 kwietnia 2011 r. o systemie informacji w ochronie zdrowia, możliwość digitalizacji dokumentacji medycznej prowadzonej i przechowywanej w postaci papierowej. To właśnie na gruncie tego aktu można podejmować działania w zakresie cyfryzacji dokumentacji pacjentów.

Warto jednak pamiętać o kategorii tzw. materiałów archiwalnych, cyfryzacja których uregulowana została w odrębnej ustawie.

Co z papierową dokumentacją medyczną?

Przepisy nie wskazują jednak jednoznacznie, co placówki lecznicze powinny zrobić z posiadaną dokumentacją papierową, którą nadal przecież trzeba przechowywać. Czy wystarczy ją „zeskanować” i wprowadzić do systemu, aby móc zutylizować kopie fizyczne? W jaki sposób bezpiecznie usuwać dane z nośników fizycznych?

Cyfryzacja dokumentacji medycznej przez „usługodawcę"

Digitalizacja dokumentacji medycznej następuje poprzez sporządzenie jej odwzorowania cyfrowego i opatrzenie jej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym przez osobę upoważnioną przez „usługodawcę” do potwierdzenia zgodności odwzorowania cyfrowego z dokumentem w postaci papierowej.

Definicja usługodawcy jest w tym przypadku dość rozbudowana, choć w gruncie rzeczy sprowadza się do podmiotów wykonujących działalność leczniczą w rozumieniu przepisów o działalności leczniczej oraz aptek (por. art. 2 ust. 15 w zw. z art. 5 ust. 41 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych).

Co istotne, w świetle prawa dokument powstały w wyniku digitalizacji dokumentacji medycznej jest równoważny oryginałowi tego dokumentu. Posiadanie papierowej kopii dokumentacji staje się tym samym zbędne.

Co z papierową dokumentacją medyczną? 

Ustawodawca przewidział dwa sposoby obchodzenia się z niepotrzebną dokumentacją medyczną w wersji papierowej.

W każdym przypadku usługodawca musi poinformować usługobiorcę (czyli osobę korzystającą lub uprawnioną do korzystania ze świadczeń opieki zdrowotnej) o wykonanej digitalizacji, a także musi poinformować o możliwości odbioru dokumentacji medycznej w postaci papierowej we wskazanym terminie. Termin ten nie może być krótszy niż 1 rok od dnia przekazania informacji o digitalizacji dokumentacji medycznej.

To bardzo ważny element całego procesu, który jednak potrafi nastręczyć wiele problemów i nieporozumień – sam fakt utworzenia kopii cyfrowej dokumentacji nie upoważnia personelu kliniki do natychmiastowego usunięcia wersji fizycznej!

Pierwszym sposobem na usunięcie papierowej dokumentacji z archiwum placówki medycznej jest więc jej odbiór przez usługobiorcę. Prawo do jej odbioru przysługuje także przedstawicielowi ustawowemu usługobiorcy lub osobie upoważnionej przez usługobiorcę, a po śmierci usługobiorcy – także osobie bliskiej na zasadach określonych w ustawie z 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta.

Jeśli jednak usługobiorca, poinformowany o możliwości odbioru papierowej dokumentacji medycznej, nie dokona jej odbioru w terminie wyznaczonym przez usługodawcę, usługodawca może zniszczyć papierową dokumentację.

Zniszczenie dokumentacji powinno zostać dokonane w sposób uniemożliwiający identyfikację usługobiorcy. Kliniki, lekarze i apteki mają wolny wybór w zakresie wyboru metody zniszczenia dokumentów. Zgodnie z RODO, metoda ta musi zagwarantować, że dane, dokumenty, staną się niemożliwe do ponownego odtworzenia.

Dla przykładu, w celu „utylizacji” dokumentacji papierowej, często wystarczy skorzystać z niszczarki, ale dla nośników innego rodzaju niszczarka nie będzie wystarczającym rozwiązaniem.

***

    Igor Korczak – Kubalski, młodszy prawnik w esb Adwokaci i Radcowie Prawni.
Student prawa oraz filologii klasycznej na Uniwersytecie Warszawskim. Jego zainteresowania koncentrują się na prawie cywilnym i administracyjnym, w szczególności na prawie nowych technologii oraz ochronie danych osobowych.

    r.pr. Justyna Matuszak-Leśny, esb Adwokaci i Radcowie Prawni

Absolwentka Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Warszawskiego, Wyższej Szkoły Handlu i Prawa oraz podyplomowych studiów z zakresu Prawa informatyki (Informationsrecht) na Heinrich-Heine Universität w Düsseldorfie.

Karierę rozpoczęła w esb Rechtsanwälte w Stuttgarcie, gdzie zajmowała się procesami compliance w kontekście federalnego prawa ochrony danych osobowych (BDSG) i konsultingiem z zakresu prawa pracy dla polskich i niemieckich spółek.

Po powrocie do Polski realizowała projekty w zakresie prawa ochrony danych osobowych, prawa autorskiego i własności przemysłowej. Jako ekspert przeprowadziła szkolenia i projekty z zakresu wdrożenia systemów zarządzania i ochrony danych na rzecz przedsiębiorstw prywatnych i spółek Skarbu Państwa. Od 2013 r. rozwija polską jednostkę esb Rechtsanwälte (esb Adwokaci i Radcowie Prawni), jako Senior Partner. Jest pierwszą w historii osobą spoza Niemiec, która została zaproszona do grona partnerów.

Od 2013 r. jest członkinią Rady Doradczej VOI (Verband Organisations- und Informationssysteme e.V.) z siedzibą w Bonn. Zrzeszenie wspiera firmy i przedsiębiorstwa we wprowadzaniu nowoczesnych systemów ECM i EIM, usprawniających zbieranie, zarządzanie, tworzenie i analizę danych firmowych.

Jest aktywnym członkiem Centrum Technologii Blockchain przy Uczelni Łazarskiego, w którym wspiera prace badawcze nad zagadnieniami związanymi z rozwojem tej technologii i metod jej wykorzystania w prawie polskim i międzynarodowym.

Podobał się artykuł? Podziel się!

POLECAMY W SERWISACH

Drogi Użytkowniku!

W związku z odwiedzaniem naszych serwisów internetowych możemy przetwarzać Twój adres IP, pliki cookies i podobne dane nt. aktywności lub urządzeń użytkownika. Jeżeli dane te pozwalają zidentyfikować Twoją tożsamość, wówczas będą traktowane dodatkowo jako dane osobowe zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady 2016/679 (RODO).

Administratora tych danych, cele i podstawy przetwarzania oraz inne informacje wymagane przez RODO znajdziesz w Polityce Prywatności pod tym linkiem.

Jeżeli korzystasz także z innych usług dostępnych za pośrednictwem naszych serwisów, przetwarzamy też Twoje dane osobowe podane przy zakładaniu konta, rejestracji na eventy, zamawianiu prenumeraty, newslettera, alertów oraz usług online (w tym Strefy Premium, raportów, rankingów lub licencji na przedruki).

Administratorów tych danych osobowych, cele i podstawy przetwarzania oraz inne informacje wymagane przez RODO znajdziesz również w Polityce Prywatności pod tym linkiem. Dane zbierane na potrzeby różnych usług mogą być przetwarzane w różnych celach, na różnych podstawach oraz przez różnych administratorów danych.

Pamiętaj, że w związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługuje Ci szereg gwarancji i praw, a przede wszystkim prawo do odwołania zgody oraz prawo sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych. Prawa te będą przez nas bezwzględnie przestrzegane. Jeżeli więc nie zgadzasz się z naszą oceną niezbędności przetwarzania Twoich danych lub masz inne zastrzeżenia w tym zakresie, koniecznie zgłoś sprzeciw lub prześlij nam swoje zastrzeżenia pod adres odo@ptwp.pl. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

W dowolnym czasie możesz określić warunki przechowywania i dostępu do plików cookies w ustawieniach przeglądarki internetowej.

Jeśli zgadzasz się na wykorzystanie technologii plików cookies wystarczy kliknąć poniższy przycisk „Przejdź do serwisu”.

Zarząd PTWP-ONLINE Sp. z o.o.