Co z utylizacją dokumentacji medycznej po jej zdigitalizowaniu?

Wspólnie z zespołem kancelarii esb Adwokaci i Radcowie Prawni przyglądamy się przepisom, które regulują utylizację dokumentacji medycznej.
20 lat przechowywania dokumentacji medycznej
Z art. 29 ust. 1 ustawy z 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta wynika, że podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych przechowuje dokumentację medyczną przez 20 lat.
W świetle rozporządzenia ministra zdrowia z 6 kwietnia 2020 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej - dokumentacja ta - niemal bez wyjątku - tworzona, prowadzona i przechowywana jest w formie elektronicznej – zwłaszcza jeśli chodzi o nowopowstałe dokumenty.
EDM: czy wiesz co jest dokumentacją medyczną?
Ustawodawca przewidział w art. 13b ustawy z 28 kwietnia 2011 r. o systemie informacji w ochronie zdrowia, możliwość digitalizacji dokumentacji medycznej prowadzonej i przechowywanej w postaci papierowej. To właśnie na gruncie tego aktu można podejmować działania w zakresie cyfryzacji dokumentacji pacjentów.
Warto jednak pamiętać o kategorii tzw. materiałów archiwalnych, cyfryzacja których uregulowana została w odrębnej ustawie.
Co z papierową dokumentacją medyczną?
Przepisy nie wskazują jednak jednoznacznie, co placówki lecznicze powinny zrobić z posiadaną dokumentacją papierową, którą nadal przecież trzeba przechowywać. Czy wystarczy ją „zeskanować” i wprowadzić do systemu, aby móc zutylizować kopie fizyczne? W jaki sposób bezpiecznie usuwać dane z nośników fizycznych?
Cyfryzacja dokumentacji medycznej przez „usługodawcę"
Digitalizacja dokumentacji medycznej następuje poprzez sporządzenie jej odwzorowania cyfrowego i opatrzenie jej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym przez osobę upoważnioną przez „usługodawcę” do potwierdzenia zgodności odwzorowania cyfrowego z dokumentem w postaci papierowej.
EDM - co, od kiedy i jak
Definicja usługodawcy jest w tym przypadku dość rozbudowana, choć w gruncie rzeczy sprowadza się do podmiotów wykonujących działalność leczniczą w rozumieniu przepisów o działalności leczniczej oraz aptek (por. art. 2 ust. 15 w zw. z art. 5 ust. 41 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych).
Co istotne, w świetle prawa dokument powstały w wyniku digitalizacji dokumentacji medycznej jest równoważny oryginałowi tego dokumentu. Posiadanie papierowej kopii dokumentacji staje się tym samym zbędne.
Co z papierową dokumentacją medyczną?
Ustawodawca przewidział dwa sposoby obchodzenia się z niepotrzebną dokumentacją medyczną w wersji papierowej.
W każdym przypadku usługodawca musi poinformować usługobiorcę (czyli osobę korzystającą lub uprawnioną do korzystania ze świadczeń opieki zdrowotnej) o wykonanej digitalizacji, a także musi poinformować o możliwości odbioru dokumentacji medycznej w postaci papierowej we wskazanym terminie. Termin ten nie może być krótszy niż 1 rok od dnia przekazania informacji o digitalizacji dokumentacji medycznej.
Jak wdrożyć EDM i nie żałować
To bardzo ważny element całego procesu, który jednak potrafi nastręczyć wiele problemów i nieporozumień – sam fakt utworzenia kopii cyfrowej dokumentacji nie upoważnia personelu kliniki do natychmiastowego usunięcia wersji fizycznej!
Pierwszym sposobem na usunięcie papierowej dokumentacji z archiwum placówki medycznej jest więc jej odbiór przez usługobiorcę. Prawo do jej odbioru przysługuje także przedstawicielowi ustawowemu usługobiorcy lub osobie upoważnionej przez usługobiorcę, a po śmierci usługobiorcy – także osobie bliskiej na zasadach określonych w ustawie z 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta.
Jeśli jednak usługobiorca, poinformowany o możliwości odbioru papierowej dokumentacji medycznej, nie dokona jej odbioru w terminie wyznaczonym przez usługodawcę, usługodawca może zniszczyć papierową dokumentację.
Zniszczenie dokumentacji powinno zostać dokonane w sposób uniemożliwiający identyfikację usługobiorcy. Kliniki, lekarze i apteki mają wolny wybór w zakresie wyboru metody zniszczenia dokumentów. Zgodnie z RODO, metoda ta musi zagwarantować, że dane, dokumenty, staną się niemożliwe do ponownego odtworzenia.
Dla przykładu, w celu „utylizacji” dokumentacji papierowej, często wystarczy skorzystać z niszczarki, ale dla nośników innego rodzaju niszczarka nie będzie wystarczającym rozwiązaniem.
***
Igor Korczak – Kubalski, młodszy prawnik w esb Adwokaci i Radcowie Prawni.
Student prawa oraz filologii klasycznej na Uniwersytecie Warszawskim. Jego zainteresowania koncentrują się na prawie cywilnym i administracyjnym, w szczególności na prawie nowych technologii oraz ochronie danych osobowych.
r.pr. Justyna Matuszak-Leśny, esb Adwokaci i Radcowie Prawni
Absolwentka Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Warszawskiego, Wyższej Szkoły Handlu i Prawa oraz podyplomowych studiów z zakresu Prawa informatyki (Informationsrecht) na Heinrich-Heine Universität w Düsseldorfie.
Karierę rozpoczęła w esb Rechtsanwälte w Stuttgarcie, gdzie zajmowała się procesami compliance w kontekście federalnego prawa ochrony danych osobowych (BDSG) i konsultingiem z zakresu prawa pracy dla polskich i niemieckich spółek.
Po powrocie do Polski realizowała projekty w zakresie prawa ochrony danych osobowych, prawa autorskiego i własności przemysłowej. Jako ekspert przeprowadziła szkolenia i projekty z zakresu wdrożenia systemów zarządzania i ochrony danych na rzecz przedsiębiorstw prywatnych i spółek Skarbu Państwa. Od 2013 r. rozwija polską jednostkę esb Rechtsanwälte (esb Adwokaci i Radcowie Prawni), jako Senior Partner. Jest pierwszą w historii osobą spoza Niemiec, która została zaproszona do grona partnerów.
Od 2013 r. jest członkinią Rady Doradczej VOI (Verband Organisations- und Informationssysteme e.V.) z siedzibą w Bonn. Zrzeszenie wspiera firmy i przedsiębiorstwa we wprowadzaniu nowoczesnych systemów ECM i EIM, usprawniających zbieranie, zarządzanie, tworzenie i analizę danych firmowych.
Jest aktywnym członkiem Centrum Technologii Blockchain przy Uczelni Łazarskiego, w którym wspiera prace badawcze nad zagadnieniami związanymi z rozwojem tej technologii i metod jej wykorzystania w prawie polskim i międzynarodowym.


Materiał chroniony prawem autorskim - zasady przedruków określa regulamin.
CZYTAJ TAKŻE:
» Komu zapewnić dostęp do dokumentacji medycznej. Rzecznik Praw Pacjenta wyjaśnia
lexDENT» W tych sytuacjach konieczna jest podwójna zgoda na leczenie
lexDENT» Pomoc w prowadzeniu gabinetu stomatologicznego. WIL organizuje konferencję w Poznaniu
newsDENT» Stan zdrowia dziecka. Rodzice mało wiarygodnym źródłem informacji
techDENT
-
Nie żyje dr Janina Bić-Szudak
newsDENT -
Depresję można rozpoznać na fotelu dentystycznym
newsDENT -
Invisalign Go i flow injection. Jak bez problemu odnaleźć się w stomatologii cyfrowej
techDENT -
Zapalenie przyzębia i migotanie przedsionków. Związek udowodniony
techDENT -
Zaświadczenia z wynikiem LDEK i LEK po nowemu
eduDENT -
NFZ w Białymstoku ogłosił 37 konkursy na leczenie stomatologiczne
newsDENT -
NFZ w Zielonej Górze ogłosił 48 konkursów na udzielane świadczeń stomatologicznych
newsDENT -
Miazga zęba obumiera z niewiadomych przyczyn. Odpowiedzialny zębiniak
techDENT
-
Darmowa wizyta u dentysty do 450 zł. To pakiet, za który zapłaci NFZ
newsDENT -
Zmiany zasad udzielania świadczeń stomatologicznych. Paweł Barucha o ostatnich korektach
lexDENT -
Powstaje Centrum Stomatologii Powiatu Pilskiego
newsDENT -
Za mało publicznych pieniędzy na stomatologię. Polacy muszą leczyć zęby „za swoje”
newsDENT -
Wykaz modułowych programów specjalizacji lekarsko - dentystycznych 2023
eduDENT -
Za mało lekarzy dentystów ze specjalizacją. Co zamierza Ministerstwo Zdrowia?
newsDENT -
Drożyzna u dentysty. Polska na 3. miejscu wśród państw UE
bizDENT -
Kto jest najbogatszym dentystą na świecie? Lista
bizDENT
PRACA: OSTATNIE OGŁOSZENIA
-
lekarz dentysta
Radomsko, łódzkie -
lekarz dentysta
Wrocław, dolnośląskie -
lekarz dentysta
Wrocław, dolnośląskie -
lekarz dentysta
Góra Puławska , lubelskie