Pacjent nie zgłasza się na umówioną wizytę.  Chaos jaki  taka niesolidność powoduje, wydaje się być stałym elementem prowadzenia praktyki stomatologicznej. To sytuacja na porządku dziennym, gdy co najmniej jedna osoba albo nie przychodzi, albo dzwoni w ostatnim momencie, by powiedzieć, że nie będzie w stanie przyjść. I choć pracownik odpowiedzialny za grafik przyjęć robi wszystko co może, by zapełnić powstałą lukę, to najczęściej się to nie udaje. Co odbija się na efektywności gabinetu. 

Przede wszystkim należy jednak zidentyfikować powód, dla którego pacjenci zawodzą, potem można opracować plan zagospodarowywania pojawiających się znienacka luk w grafiku, tym samym zmniejszając stres wszystkich pracowników gabinetu, radzi Sally McKenzie, właścicielka firmy konsultacyjnej McKenzie Management.

Kilka głównych przyczyn nieobecności pacjentów
Pacjenci nie cenią stomatologa,  proste! Jeśli pacjent stale nie dotrzymuje terminu wizyty, istnieje prawdopodobieństwo że nie rozumie jakie znaczenie ma leczenie stomatologiczne.  A więc jest pole do intensywnej edukacji. Więc kiedy już pacjent siedzi w fotelu warto poświęcić czas na rozmowę na temat wpływu stanu zdrowia jamy ustnej na zdrowie ogólne. Należy porozmawiać o wszystkich problemach, jakie udało się dostrzec podczas badania i możliwych konsekwencjach zignorowania tych problemów. Pomogą w tym zdjęcia z kamery wewnątrzustnej i zdjęcia rtg.  Pacjent, który w pełni zrozumie zagrożenia, pojawi się na kolejnej wizycie.

Dobrym pomysłem jest także kontynuowanie uświadamiania pacjenta nawet po odbytej wizycie, a taką edukacyjną rolę mogą pełnić newslettery przesyłane mailem z informacjami na temat usług świadczonych w gabinecie oraz informacjami na temat najpowszechniejszych problemów z uzębieniem i dziąsłami. Takie działania utrwalają przekonanie na temat znaczenia opieki stomatologicznej i przypominają pacjentom o potrzebie kolejnych wizyt.

Nie ma powodu do pośpiechu
Panuje powszechne przekonanie, że zabiegi stomatologiczne można odłożyć w czasie. I brakuje świadomości, że takie postępowanie prowadzi w końcu do niezwykle kosztownego i bolesnego leczenia. I tu znowu jest pole do działania dla dentysty i jego zespołu. Przekonanie pacjenta, że jego kłopoty to sprawa niezwykle pilnie wymagająca interwencji lekarza dentysty, pomoże mu w dotrzymywaniu terminów.

Brak świadomości, że sukces zależy od każdej wizyty
Większość pacjentów nie przywiązuje znaczenia do tego co dzieje się podczas wizyty u dentysty. Co oznacza, że nie orientują się jak wiele pracy wymaga każdorazowy zabieg, ani jaką stratę oznacza dla praktyki odwołana w ostatniej chwili wizyta. Można próbować to zmienić, wręczając po każdej wizycie listę czynności, które miały miejsce w czasie jej trwania oraz instrukcje dotyczące postępowania pacjenta w domu i rekomendacje odnośnie dalszego leczenia.