W związku z tym, że pieniądze przyznawane mają być w procedurze konkursowej, należy zwrócić uwagę na kilka zasadniczych elementów, których uwzględnienie zwiększy szanse na pozyskanie finansowych środków.

Elektroniczna dokumentacja medyczna: Element 1

Unijne środki przyznawane będą tylko w przypadku realizowania projektu wspólnie przez kilka podmiotów leczniczych. Ten właśnie warunek nie powinien być zaporowym, gdyż właściciele gabinetów stomatologicznych z reguły systematycznie współpracują z innymi podmiotami funkcjonującymi w branży medycznej. Są to na przykład technicy dentystyczni lub osoby realizujące różnorodne badania diagnostyczne. Im współpraca taka trwa dłużej, tym więcej punktów może uzyskać zgłoszony do konkursu projekt.

Oczywiście stosowną kooperację można zawiązać niejako na użytek realizacji unijnego projektu, jednak w takim przypadku nie uzyska się dodatkowych punktów za długotrwałą współpracę.

Elektroniczna dokumentacja medyczna: Element 2

We wniosku należy wyeksponować nie tyle fakt wdrożenia elektronicznej dokumentacji medycznej (zgodnie z przepisami ustawy o systemie informacji w ochronie zdrowia), co realizację zadania, mającego na celu informatyzację procesów biznesowych (np. dokumentowanie zdarzeń medycznych), i to najkorzystniej we współpracy z kilkoma przedsiębiorstwami leczniczymi. Ważny jest także aspekt utrzymania ciągłości procesu leczenia, usprawnienia rozliczania świadczeń zdrowotnych i realizowanych konsultacji.

Ideałem byłoby zasygnalizowanie tematu, którego celem jest przeprowadzenie integracji systemów informatycznych współpracujących ze sobą podmiotów.

Elektroniczna dokumentacja medyczna: Element 3

Konieczne jest określenie efektywności planowanego przedsięwzięcia. Zwrot z inwestycji powinien nastąpić najpóźniej w ciągu 3 lat od zakończenia realizacji projektu. Ideałem byłoby, gdyby okres ten został skrócony do 1,5 roku (wtedy liczyć można na maksymalną liczbę punktów przyznawanych przy ocenie projektu).

Elektroniczna dokumentacja medyczna: Element 4

Podmiot, występujący o unijne pieniądze, może liczyć maksymalnie na dofinansowanie na poziomie 2 mln zł (minimum to 20 tys. zł). Nie oznacza to jednak, że tyle samo wynosić będzie wartość inwestycji (powinna być większa), gdyż beneficjent musi wnieść wkład własny (od 30 proc. do nawet 50 proc.). Wielkość udziału inwestora w finansowaniu inwestycji uzależniona jest od tego czy starający się o środki jest średnim, małym lub mikroprzedsiębiorcą i w jakim regionie Polski prowadzi działalność.

Elektroniczna dokumentacja medyczna: Element 5

Wniosek o dofinansowanie projektu powinien sporządzić fachowiec zajmujący się przygotowywaniem tego typu realizacji. Zwiększa to szanse na pozytywne rozpatrzenie zgłaszanego projektu. Koszt usługi waha się z reguły od 5 do 10 tys. zł, a więc nie trudno obliczyć, że może stanowić od 2,5 proc. aż do 50 proc. środków wsparcia (m.in. w zależności od wielkości przyznanego dofinansowania).

Elektroniczna dokumentacja medyczna: Element 6

Wnioski konkursowe przyjmować będzie od kwietnia do czerwca 2013 r. Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości w ramach konkursu na projekty informatyczne dla mikro-, małych oraz średnich przedsiębiorców. Działanie 8.2: udzielenie wsparcia na przedsięwzięcia o charakterze informatycznym oraz organizacyjnym, które prowadzą do realizacji procesów biznesowych w formie elektronicznej, obejmujących trzy lub więcej przedsiębiorstw.