PARTNER PORTALU
partner portalu

Wszystko co powinieneś wiedzieć o EDM, a nie masz kogo zapytać (cz. II)

miro
16-09-2013, 00:01
Wszystko co powinieneś wiedzieć o EDM, a nie masz kogo zapytać (cz. II) Wszystko co powinieneś wiedzieć o EDM, a nie masz kogo zapytać (cz. I) foto: Fotolia/PTWP
Prezentujemy drugą część materiału dotyczącego zasad wdrażania i użytkowania elektronicznej dokumentacji medycznej w praktyce lekarza dentysty. Na pytania infoDENT24.pl odpowiada Wojciech Kulbiński z Asseco Poland, osoba z kilkunastoletnim doświadczeniem na rynku oprogramowania dla branży medycznej.

infoDENT24.pl: Jak wygląda kwestia wprowadzania danych wymaganych przez NFZ, który ostatnio usilnie promuje ZIP - tam też są opisane realizowane procedury ze ścisłymi kodami (oczywiście dotyczy to tylko pacjentów Funduszu). Dla potrzeb NFZ muszę prowadzić określoną dokumentację medyczną a sprawozdania przesyłać do Funduszu. Kupuję EDM i czy taki zakup pomoże mi w wypełnianiu obowiązków wobec NFZ? Czy są to dwa rozłączne byty?

Wojciech Kulbiński: NFZ prezentuje dane w ZIP na podstawie raportów przesyłanych do Funduszu przez świadczeniodawców. Źródłem są przekazywane dane rozliczeniowe, a nie dokumentacja medyczna. Oczywiście część tych danych jest wspólna i posiadając kontrakt z NFZ najlepiej wybrać program pozwalający prowadzić zarówno dokumentację elektroniczną, jak i sprawozdawczość dla potrzeb NFZ. Takie rozwiązanie pozwoli zaoszczędzić sporo pracy i uniknąć wielokrotnego wprowadzania tych samych danych.

Warto też pamiętać o innych kontrahentach (np. komercyjnych ubezpieczycielach). Dobry program musi powalać na obsługę różnych przypadków, powinien skutecznie rozdzielać informacje, w tym sprawozdania poszczególnym podmiotom. To akurat nic nowego. Od wielu lat promujemy rozwiązania umożliwiające prowadzenie dokumentacji medycznej i obsługę sprawozdawczości dla NFZ przy pomocy jednego programu.

infoDENT24.pl: Brak wymogu podpisu elektronicznego i znakowania czasem sprawiają, że EDM nie jest pewnym archiwum. Logowanie to za mało, żeby mówić o pewnej ochronie danych. Kto odpowiada za ich bezpieczeństwo, skoro dostęp do danych ma być zapewniony w wielu miejscach (tam gdzie jest pacjent), a nie w jednym, tam gdzie taka dokumentacja została założona.

Wojciech Kulbiński: Rzeczywiście nie ma obecnie wymogu stosowania podpisu kwalifikowanego na dokumentacji wewnętrznej. Brak wymogu nie oznacza jednak braku takiej możliwości. Dysponując oprogramowaniem pozwalającym ma podpisywanie dokumentacji wewnętrznej podpisem kwalifikowanym, można stosować taki poziom zabezpieczeń. Proszę jednak zwrócić uwagę, że obecnie nawet w bankowości internetowej nie są powszechnie stosowane podpisy elektroniczne.

Pamiętajmy, że fakultatywny tryb stosowania podpisu elektronicznego dotyczy tylko dokumentacji wewnętrznej. Przy udostępnianiu dokumentacji zewnętrznej istnieje wymóg jej podpisywania.

Niezależnie od tego, bezpieczeństwo danych to zagadnienie podstawowe, a jednocześnie obszar gdzie są duże możliwości stosowania uproszczeń i tym samy zaoszczędzenia na kosztach przygotowania programu. 

Rozwiązania pozbawione podstawowych zabezpieczeń w ogóle należy pominąć przy wyborze programu do EDM. Natomiast tam gzie już takie zabezpieczenia są, pojawia się również kwestia niemniej istotna – wygoda i prostota użycia tych zabezpieczeń. Zabezpieczenia muszą spełniać określone wymogi i muszą być skuteczne – to nie podlega dyskusji. Sztuką natomiast jest takie skonstruowanie systemu obsługi dokumentacji, aby istnienie koniecznych zabezpieczeń, nie wymagało od lekarza dodatkowych działań.

Nam udało się połączyć skuteczne zabezpieczenie danych z możliwie największa wygodą użytkowania. Przy wdrażaniu zabezpieczeń również nie stosowaliśmy żadnych kompromisów.

W oprogramowaniu takim jak nasze każdy zapis w dokumentacji jest znakowany czasem, podpisywany i odpowiednio zabezpieczany. O poziomie bezpieczeństwa stosowanego podpisu można również zadecydować samodzielnie. Program pozwala na stosowanie podpisu i znacznika kwalifikowanego, niekwalifikowanego, lub wewnętrznego systemu zabezpieczeń.

infoDENT24.pl: Kto może kontrolować bezpieczeństwo zakupionego EDM (czy EDM dostępne na rynku są certyfikowane)? Skąd mam pewność, że to co kupuję jest właściwe i spełniające wymogi prawne? Czy zakup jest wyłącznym ryzykiem kupującego, który odpowiada za to co kupił? Czy ktoś może zarzucić lekarzowi, że stosowany przez niego system jest nieodpowiedni.

Wojciech Kulbiński: Nie ma instytucji certyfikacji czy dopuszczającej do użytkowania oprogramowania do obsługi EDM.

Decydując się na wybór oprogramowania niestety ponosimy ryzyko, że określony program będzie działał wadliwie. Podobna sytuacja występowała w przypadku programów służących rozliczaniu z NFZ. Do dzisiaj jedyną deklaracją zgodności programu z wymaganiami Funduszu jest oświadczenie producenta.

Na pewno jednym ze wskaźników, pozwalającym określić na ile skutecznie program funkcjonuje, jest liczba użytkowników na co dzień pracujących w oparciu o określony program. Warto zwrócić też uwagę na potencjał i doświadczenie producenta. To ma istotny wpływ na zdolność do szybkiej reakcji na zmiany i pojawiające się wymagania.

infoDENT24.pl: Czy można kupić „nadkładkę EDM” do systemu informatycznego, z którego już się korzysta? Co taka „nadkładka” musi mieć, czy tylko możliwość eksportu danych w formatach pdf i xml?

Wojciech Kulbiński: Nie natrafiłem dotychczas na oferty takich nakładek. Stworzenie takiej nakładki jest oczywiście możliwe. Źródło danych na podstawie których powstanie dokument elektroniczny może być dowolne (np. edytor tekstu, czy program gromadzący dane medyczne). Jednak korzystanie z połączenia programu z nakładką do EDM (czyli kolejnym programem do obsługi dokumentacji) może być dosyć niewygodne. Najbardziej naturalnym i ergonomicznym rozwiązaniem jest dostosowanie programu do wymagań EDM przez samego producenta.

Lekarz, analizując informacje o stanie zdrowia pacjenta, powinien korzystać z dokumentacji medycznej. Przy konstrukcji typu „program z nakładką”, będziemy mieli do czynienia z informacjami, które formalnie nie będą dokumentacją. Stąd wniosek, że należałoby wpisywać informacje w jednym programie, a odczytywać je w drugim. Istnieje wiele możliwości zmiany danych w programie pozbawionym zabezpieczeń wymaganych przy prowadzeniu dokumentacji. Sytuacje kiedy diagnoza stawiana jest na podstawie zafałszowanych danych, nie będących formalną dokumentacją medyczną, należy uznać za ewidentny błąd.

infoDENT24.pl: W przypadku komercyjnego świadczenia usług mamy system rozliczania świadczeń (jaka usługa została wykonana i jakie wynagrodzenie za to przysługuje lekarzowi). Czy EDM może być kompatybilne z wewnętrznymi systemami np. rozliczania pacjentów dla potrzeb płac i podatków, drukowania recept, wypisywania zaleceń, przypominania o kolejnych wizytach?

Wojciech Kulbiński: To zagadnienie podobne do nakładki EDM. Należy zwrócić uwagę, że EDM to jedna z wielu funkcji programu do obsługi przychodni, gabinetu czy szpitala. Recepty, czy zalecenie to elementy dokumentacji i raczej trudno je traktować niezależnie. Profesjonalne systemu to nie są nakładki, a kompletne oprogramowanie wspierające obsługę gabinetu, przychodni lub szpitala, w tym prowadzenie EDM.

infoDENT24.pl: Czy dostawca EDM pokazuje w jaki sposób zapewnić bezpieczeństwo danych, nie tylko od strony informatycznej, ale także organizacyjnej, na przykład jak przygotować instrukcję dostępu do danych?

Wojciech Kulbiński: W zakres wdrożenia może wchodzić w grę pakiet usług konsultacyjnych obejmujących organizacyjno - prawne aspekty związane z dokumentacją elektroniczną, na przykład przygotowanie polityki bezpieczeństwa, administrowanie danymi osobowymi. Asseco jednak nie narzuca klientom konieczności korzystania z takich usług. W niektórych sytuacjach może być wręcz korzystne przeprowadzenie tego typu audytu przez zewnętrzną firmę konsultingową.

infoDENT24.pl: Czy wszystkie pomyłki w EDM trzeba korygować poprzez nowe wpisy, przy czym te z pomyłkami będą widoczne? Istnieje obawa, że stworzy się bałagan, który doprowadzi do pomyłek przy odczycie danych.

Wojciech Kulbiński: Z dokumentacji nie można nic usunąć i musi być dostępna pełna historia zmian. To jest kolejny element systemu obsługi dokumentacji, który może mieć krytyczny wpływ na komfort pracy.

Rozwiązaniu tego aspektu poświęciliśmy szczególnie dużo uwagi. W efekcie, rejestr zmian w naszej aplikacji jest tworzony automatycznie, a lekarz w codziennej pracy ogląda dokumenty zawierające jedynie aktualne informacje. Oczywiście w każdej chwili może bardzo szybko przejrzeć, co, kiedy i kto zmienił w dokumentacji pacjenta. Taka metoda obsługi rejestru praktycznie niweluje ryzyko pomylenia danych aktualnych z zapisami jakie zostały zmienione lub usunięte z dokumentacji.

Po raz kolejny zwracam uwagę, że EDM to nie jest jakaś nakładka na program. To spójne i kompletne rozwiązanie, które musi uwzględniać wymogi dotyczące dokumentacji elektronicznej na każdym etapie obsługi dokumentu. Założyliśmy, że lekarze którzy już prowadzą dokumentację przy użyciu naszych programów dla gabinetów oraz przychodni, nie powinni zauważyć istotnej różnicy przy przejściu na EDM i cel ten udało się osiągnąć.

infoDENT24.pl: Jakie są kary za brak EDM, od kiedy obowiązują te kary i kto może kontrolować praktykę, aby sprawdzić czy EDM spełnia standardy?

Wojciech Kulbiński: Obowiązek prowadzenia dokumentacji medycznej, to wymóg ustawowy, a modyfikacje mogą dotyczyć jedynie formy w jakiej ta dokumentacja ma być prowadzona. Regulacje, które obecnie dotyczą dokumentacji papierowej, będą również stosowane przy ocenie lub ewentualnej kontroli dokumentacji prowadzonej w formie elektronicznej.

Prawdopodobnie w przypadkach wątpliwych - wyjaśnień dotyczących szczegółów działania programu będzie udzielał producent. Pomimo tego, że obecnie znakomita większość informacji gromadzonych przy pomocy programów komputerowych nie stanowi formalnie dokumentacji medycznej, to zdarzają się sytuacje, w których prokuratura lub sąd zwracają się do producenta z żądaniem wyjaśnień dotyczących na przykład zakresu i skuteczności stosowanych zabezpieczeń.

Jest to część II materiału, którego I część zaprezentowaliśmy tutaj, a część III tutaj. 

Podobał się artykuł? Podziel się!

POLECAMY W SERWISACH